Confidentiel — Agence de communication
Interconnexion des outils d'entreprise via Make
Comment faire communiquer efficacement une dizaine d'outils métier pour éliminer les doubles saisies, garantir la cohérence des données et offrir une visibilité temps réel sur l'activité ?
La multiplication des silos
Chaque outil excellait dans sa fonction, mais aucun ne communiquait nativement avec les autres. Un nouveau client devait être créé dans Axonaut (pour la facturation), dans Notion (pour le suivi projet), dans Toggl (pour le tracking temps), dans Google Drive (pour l'arborescence documentaire). Quatre saisies pour une même information, avec les risques d'erreurs et d'oublis que cela implique.
Les devis créés dans Axonaut n'apparaissaient pas automatiquement dans Notion. Les projets créés dans Notion ne se reflétaient pas dans Toggl. Les temps passés trackés dans Toggl n'alimentaient pas les tableaux de bord Notion. Chaque mise à jour dans un système devait être répercutée manuellement dans les autres.
L'absence de source de vérité unique
Sans synchronisation, les données divergeaient inévitablement. Un client renommé dans Axonaut conservait son ancien nom dans Notion. Un projet archivé dans Notion restait actif dans Toggl. Une facture payée dans Axonaut n'était pas reflétée dans les tableaux de suivi.
Ces incohérences minaient la confiance dans les données et obligeaient à des vérifications croisées permanentes. Les réunions de pilotage commençaient systématiquement par une mise à niveau des informations entre les différentes sources.
Le temps perdu en tâches administratives
Les chefs de projet passaient un temps significatif à maintenir la cohérence entre les outils : ressaisir les informations, vérifier les synchronisations, corriger les écarts. Ce temps administratif se faisait au détriment de l'accompagnement client et de la production créative — le cœur de métier de l'agence.
Le manque de visibilité consolidée
Impossible d'avoir une vue unifiée de l'activité : le chiffre d'affaires était dans Axonaut, l'avancement des projets dans Notion, la rentabilité (temps passé vs budget) nécessitait de croiser manuellement Toggl et Axonaut. Les dashboards de pilotage étaient des exercices de compilation manuelle, rapidement obsolètes.
Comment faire communiquer efficacement une dizaine d'outils métier pour éliminer les doubles saisies, garantir la cohérence des données et offrir une visibilité temps réel sur l'activité ?
La multiplication des silos
Chaque outil excellait dans sa fonction, mais aucun ne communiquait nativement avec les autres. Un nouveau client devait être créé dans Axonaut (pour la facturation), dans Notion (pour le suivi projet), dans Toggl (pour le tracking temps), dans Google Drive (pour l'arborescence documentaire). Quatre saisies pour une même information, avec les risques d'erreurs et d'oublis que cela implique.
Les devis créés dans Axonaut n'apparaissaient pas automatiquement dans Notion. Les projets créés dans Notion ne se reflétaient pas dans Toggl. Les temps passés trackés dans Toggl n'alimentaient pas les tableaux de bord Notion. Chaque mise à jour dans un système devait être répercutée manuellement dans les autres.
L'absence de source de vérité unique
Sans synchronisation, les données divergeaient inévitablement. Un client renommé dans Axonaut conservait son ancien nom dans Notion. Un projet archivé dans Notion restait actif dans Toggl. Une facture payée dans Axonaut n'était pas reflétée dans les tableaux de suivi.
Ces incohérences minaient la confiance dans les données et obligeaient à des vérifications croisées permanentes. Les réunions de pilotage commençaient systématiquement par une mise à niveau des informations entre les différentes sources.
Le temps perdu en tâches administratives
Les chefs de projet passaient un temps significatif à maintenir la cohérence entre les outils : ressaisir les informations, vérifier les synchronisations, corriger les écarts. Ce temps administratif se faisait au détriment de l'accompagnement client et de la production créative — le cœur de métier de l'agence.
Le manque de visibilité consolidée
Impossible d'avoir une vue unifiée de l'activité : le chiffre d'affaires était dans Axonaut, l'avancement des projets dans Notion, la rentabilité (temps passé vs budget) nécessitait de croiser manuellement Toggl et Axonaut. Les dashboards de pilotage étaient des exercices de compilation manuelle, rapidement obsolètes.
Nous avons conçu et déployé une architecture d'intégration complète via Make (anciennement Integromat), interconnectant l'ensemble des outils de l'agence en un écosystème cohérent et automatisé.
Architecture globale
L'architecture repose sur un principe de synchronisation bidirectionnelle entre les outils, avec des flux déclenchés en temps réel à chaque création ou modification de données.
Axonaut joue le rôle de source de vérité pour les données commerciales : clients, contacts, opportunités, devis, factures, paiements. Toute création ou modification dans Axonaut déclenche une cascade de synchronisations vers les autres outils.
Notion centralise la gestion opérationnelle : projets en cours, tâches, documentation, bases de connaissances. C'est l'outil quotidien des équipes.
Toggl Track capture le temps passé par collaborateur et par projet, donnée essentielle pour le pilotage de la rentabilité.
Google Drive structure le stockage documentaire avec une arborescence automatique par client.
Brevo gère les communications marketing et la segmentation des contacts.
Slack diffuse les notifications et alertes en temps réel.
Périmètre des synchronisations
# Cycle de vie client
Lorsqu'un nouveau client est créé dans Axonaut, le système déclenche automatiquement :
• La création de sa fiche dans Notion avec les informations clés
• La création de l'arborescence de dossiers dans Google Drive
• L'ajout du contact dans les listes Brevo appropriées
• La création du client dans Toggl pour le tracking temps
Toute modification ultérieure (changement de nom, mise à jour des coordonnées, évolution du statut) se propage automatiquement à l'ensemble des outils concernés.
# Cycle commercial
Le pipeline commercial vit dans Axonaut : opportunités, devis, factures, paiements. Chaque étape est reflétée dans Notion pour que l'équipe opérationnelle ait une visibilité sur les projets à venir et en cours.
Quand un devis est signé, l'équipe projet le voit immédiatement dans Notion. Quand une facture est payée, le statut se met à jour sans intervention. Les commerciaux travaillent dans leur outil, les opérationnels dans le leur, l'information circule.
# Gestion de projets et temps
Les projets créés dans Notion génèrent automatiquement leur équivalent dans Toggl, avec les bonnes associations client/projet. Les collaborateurs trackent leur temps dans Toggl sans se soucier de la configuration — tout est déjà en place.
Les temps passés remontent dans Notion, alimentant les tableaux de bord de suivi de rentabilité. Les chefs de projet peuvent comparer temps passé et budget alloué en temps réel, sans extraction manuelle.
# Alertes et notifications
Des notifications Slack informent l'équipe des événements clés : nouveau prospect qualifié, devis signé, paiement reçu, seuil de temps atteint sur un projet. L'information vient aux collaborateurs plutôt que l'inverse.
# Tableaux de bord consolidés
Des flux périodiques alimentent des dashboards de pilotage dans Notion : chiffre d'affaires facturé et encaissé, pipeline commercial, rentabilité par projet et par client, charge par collaborateur. Ces vues consolidées, auparavant impossibles à maintenir manuellement, sont désormais à jour en permanence.
Robustesse et maintenance
Chaque flux intègre une gestion des erreurs : en cas d'échec d'une synchronisation (API indisponible, données invalides), le système alerte et permet une reprise. L'architecture modulaire permet d'ajouter de nouveaux flux ou de modifier les existants sans impacter l'ensemble du système.
